23 maja 2024 r. Sejm uchwalił długo oczekiwaną ustawę o ochronie sygnalistów. Główne założenia ustawy pozostały zgodne z ostatnim projektem przedstawionym przez Radę Ministrów, jednak posłowie wprowadzili kilka istotnych poprawek, w tym dotyczące grup kapitałowych.
Najważniejsze Zmiany w Ustawie o Ochronie Sygnalistów
Jedną z kluczowych zmian jest możliwość wprowadzenia wspólnej procedury przyjmowania zgłoszeń dla grupy kapitałowej, pod warunkiem zapewnienia zgodności wykonywanych czynności z ustawą, w tym zapewnienia poufności tożsamości sygnalisty i ochrony danych osobowych. Mimo pozytywnej oceny tej zmiany wymaga ona doprecyzowania, aby uniknąć problemów, np. w kontekście obowiązku konsultacyjnego.
Kwestia podmiotu uprawnionego do prowadzenia postępowań wyjaśniających budzi wątpliwości. Ustawa pozwala podmiotom wchodzącym w skład grupy kapitałowej upoważnić zewnętrzny podmiot do przyjmowania zgłoszeń, jednak działania następcze muszą być podejmowane przez wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej danego podmiotu prawnego. Może to wykluczać wspólne rozpatrywanie zgłoszeń i prowadzenie postępowań wyjaśniających dla grupy powiązanych podmiotów. Być może kwestia ta zostanie doprecyzowana przez Senat w dalszym procesie legislacyjnym, co postulują organizacje pracodawców i przedstawiciele środowisk prawniczych.
Doprecyzowano również definicję „osoby powiązanej z sygnalistą”, rozszerzając ją na osoby najbliższe według kodeksu karnego, co obejmuje małżonka, wstępnych, zstępnych, rodzeństwo, powinowatych oraz osoby pozostające we wspólnym pożyciu. Dotychczas uwzględniani byli tylko współpracownicy i członkowie rodziny.
W definicji sygnalisty wykreślono część dotyczącą pracy pod nadzorem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy na podstawie umowy cywilnoprawnej. Jest to zmiana techniczna, która nie wpływa na sytuację osób zatrudnionych na umowach cywilnoprawnych, które nadal mogą korzystać z przewidzianej ochrony.
Kluczowe Kwestie Nowej Ustawy
Po wejściu w życie ustawy, podmioty zatrudniające co najmniej 50 osób będą zobowiązane do opracowania procedur zgłoszeń wewnętrznych, określających zasady i kanały ich przyjmowania. Procedura musi obejmować osoby upoważnione do przyjmowania zgłoszeń oraz rozstrzygnąć kwestię zgłoszeń anonimowych. Uchwalanie procedury wymaga konsultacji ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami pracowników.
Zgłoszenia mogą dotyczyć naruszeń w zakresie m.in. korupcji, zamówień publicznych i prawa pracy, w tym mobbingu i kwestii BHP. Ochrona sygnalisty obowiązuje od momentu zgłoszenia, a podmiot zatrudniający nie będzie mógł podejmować wobec niego działań odwetowych. Podmiot prawny będzie odpowiedzialny za prowadzenie postępowań wyjaśniających oraz komunikację z sygnalistą, w tym udzielanie odpowiedzi zwrotnej w terminie.
Kiedy Nowe Przepisy Wejdą w Życie?
Ustawa została skierowana do Senatu (najbliższe posiedzenie zaplanowano na 4-6 czerwca 2024 r.), a następnie do podpisu Prezydenta RP. Większość postanowień ustawy wejdzie w życie w ciągu 3 miesięcy od ogłoszenia w Dzienniku Ustaw (zgłoszenia zewnętrzne w ciągu 6 miesięcy), co oznacza, że pracodawcy będą musieli wprowadzić nowe regulacje w okresie wakacyjnym lub wczesną jesienią 2024 roku.
Kim Jest Sygnalista?
Sygnalista, z ang. „whistleblower”, to osoba, która zgłasza nieprawidłowości w podmiocie gospodarczym w interesie publicznym i w dobrej wierze. Sygnaliści mogą być pracownikami, osobami świadczącymi pracę na podstawie umowy cywilnoprawnej, prokurentami, członkami zarządu, akcjonariuszami, stażystami, wolontariuszami czy praktykantami. Nowa ustawa zapewnia ochronę sygnalistów i wprowadza zakaz działań odwetowych wobec nich.
Ochrona Sygnalistów
Dyrektywa o ochronie sygnalistów miała na celu ujednolicenie przepisów na poziomie UE i wprowadzenie kompleksowych regulacji dotyczących ochrony praw osób zgłaszających naruszenia. Przepisy te zapewniają pełną poufność zgłoszeń oraz zakaz prowadzenia działań odwetowych wobec sygnalistów.
Obowiązki Pracodawców
Przepisy nakładają na pracodawców obowiązki wdrożenia procedur wewnętrznych, implementacji środków ochrony sygnalistów, zapobiegania negatywnym konsekwencjom zgłoszeń, prowadzenia rejestru zgłoszeń oraz zapewnienia skuteczności wdrożonych regulacji. Istotne jest, aby wprowadzone regulacje zapewniały dostępność kanałów zgłoszeniowych i ochronę anonimowości sygnalistów.