Od 17 listopada 2023 r. weszło w życie nowe rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej, które precyzuje wymagania dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy (BHP) na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe. Zgodnie z nowymi przepisami, praca wyłącznie na laptopie, bez dodatkowego wyposażenia, jest niezgodna z zasadami BHP. Pracodawcy, którzy nie dostosują stanowisk pracy do obowiązujących wymogów, mogą być narażeni na grzywnę w wysokości od 1000 do 30 000 zł.
Dlaczego wprowadzono wymóg dodatkowego wyposażenia stanowisk pracy?
Celem zmian w rozporządzeniu jest ochrona zdrowia pracowników, którzy korzystają z urządzeń ekranowych przez znaczną część dnia. Praca wyłącznie na laptopie, bez monitorów stacjonarnych czy ergonomicznych akcesoriów, obciąża kręgosłup i zwiększa ryzyko problemów zdrowotnych, takich jak ból pleców, nadgarstków czy karku. Przepisy mają na celu zminimalizowanie tych zagrożeń poprzez poprawę ergonomii stanowisk pracy, dzięki czemu pracownicy mogą wykonywać swoje obowiązki w bardziej komfortowych i bezpiecznych warunkach.
Kogo obejmują nowe przepisy?
Zmiany w rozporządzeniu dotyczą nie tylko osób pracujących na pełen etat, ale także wszystkich pracowników (w tym praktykantów i stażystów), którzy korzystają z monitora ekranowego przez co najmniej 4 godziny dziennie, niezależnie od rodzaju umowy i wymiaru czasu pracy. Dodatkowe wymogi dotyczące wyposażenia obowiązują od 17 listopada 2023 r. dla nowych stanowisk pracy, a dla stanowisk utworzonych przed tą datą, pracodawcy mają czas na dostosowanie ich do 17 maja 2024 r.
Jakie wyposażenie musi zapewnić pracodawca?
Pracodawca ma obowiązek zapewnić stanowisko pracy zgodne z zasadami BHP, co obejmuje:
- Stacjonarny monitor ekranowy lub podstawkę pozwalającą ustawić ekran laptopa na wysokości oczu pracownika, co poprawia postawę ciała i zmniejsza napięcie mięśni.
- Dodatkową klawiaturę i mysz – pracownicy powinni mieć możliwość korzystania z odrębnych urządzeń peryferyjnych, aby uniknąć nadmiernego obciążenia nadgarstków i dłoni, które często występuje przy używaniu wyłącznie klawiatury laptopa.
- Ergonomiczne krzesło z regulowanymi podłokietnikami – odpowiednie wsparcie dla pleców i ramion pozwala na pracę w wygodnej, zdrowej pozycji.
- Podnóżek – na życzenie pracownika, zwłaszcza gdy wysokość krzesła uniemożliwia wygodne ułożenie stóp na podłodze, pracodawca powinien zapewnić podnóżek.
Pracownicy zdalni i korzystanie z własnego sprzętu
Pracownicy wykonujący pracę zdalnie, którzy korzystają z własnych urządzeń, powinni dostosować je do zasad ergonomii, zgodnie z rozdziałem IV działu dziesiątego Kodeksu pracy. W tym przypadku, odpowiedzialność za ergonomiczne stanowisko spoczywa na pracowniku, ale pracodawca powinien wypłacić mu ekwiwalent pieniężny lub ryczałt na pokrycie kosztów dostosowania stanowiska. Wysokość ekwiwalentu może uwzględniać koszty zakupu sprzętu ergonomicznego, zużycie materiałów eksploatacyjnych, energii oraz usług telekomunikacyjnych. Pracodawca i pracownik mogą wspólnie ustalić zasady wykorzystywania prywatnych materiałów oraz sprzętu niezbędnego do wykonywania pracy zdalnej.
Kary za nieprzestrzeganie przepisów BHP
Brak zapewnienia odpowiedniego wyposażenia stanowisk pracy naraża pracodawcę na grzywnę na podstawie art. 283 Kodeksu pracy. Sankcje mogą wynosić od 1000 zł do nawet 30 000 zł. Dodatkowo, regularne kontrole inspekcji pracy mają na celu monitorowanie przestrzegania przepisów, co wiąże się z ryzykiem kontroli i ewentualnych mandatów dla pracodawców. Warto zaznaczyć, że odpowiedzialność pracodawcy w tej kwestii nie jest uzależniona od miejsca wykonywania pracy – obowiązuje zarówno w biurze, jak i w przypadku pracy zdalnej, chyba że pracownik wyrazi zgodę na wykorzystanie własnego sprzętu i zostanie mu wypłacony odpowiedni ekwiwalent.
Jak pracodawcy mogą uniknąć kar?
Aby uniknąć sankcji, pracodawcy powinni:
- Zidentyfikować stanowiska wymagające dodatkowego wyposażenia i wprowadzić odpowiednie zmiany do 17 maja 2024 r.
- Przeprowadzać regularne szkolenia BHP, uwzględniając nowe przepisy i podnosząc świadomość na temat ergonomii stanowiska pracy.
- Regularnie monitorować zgodność stanowisk pracy z nowymi wytycznymi.
- Uzgadniać z pracownikami zdalnymi zasady korzystania z własnego sprzętu, a także zapewniać im ekwiwalent lub ryczałt, gdy jest to konieczne.
Nowe przepisy to ważny krok w kierunku poprawy warunków pracy i zwiększenia komfortu pracowników, co z kolei może pozytywnie wpłynąć na ich wydajność oraz samopoczucie. Właściwa ergonomia stanowisk pracy przyczynia się do zmniejszenia liczby zwolnień chorobowych związanych z bólami pleców i innymi problemami wynikającymi z nieodpowiedniego wyposażenia biurowego.