Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) to środki finansowe, które pracodawca przeznacza na różne cele związane z poprawą warunków pracy i życia pracowników oraz ich rodzin. ZFŚS może być wykorzystywany na przykład na dofinansowanie wypoczynku, kultury, sportu, opieki zdrowotnej, rehabilitacji, czy edukacji. ZFŚS jest dobrowolnym świadczeniem pracodawcy, który sam decyduje o wysokości i sposobie jego rozdysponowania. Jednak musi to robić w porozumieniu z reprezentacją pracowniczą, czyli związkami zawodowymi lub radą pracowników.
W tym artykule przedstawimy najważniejsze informacje dotyczące ZFŚS, takie jak:
- kto ma prawo do korzystania z ZFŚS i na jakich zasadach,
- jakie są źródła finansowania ZFŚS i jakie są jego limity,
- jakie są rodzaje świadczeń z ZFŚS i jak je rozliczać,
- rola związków zawodowych w funkcjonowaniu ZFŚS
Mamy nadzieję, że ten artykuł pomoże Wam lepiej zrozumieć i wykorzystać możliwości, jakie daje ZFŚS.
Tworzenie ZFŚS
Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (ZFŚS) tworzy się na podstawie ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (ustawa), będącej podstawowym aktem prawnym w omawianym zakresie.
ZFŚS tworzą pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Obowiązuje wyraźna granica – jeżeli pracodawca zatrudnia 50 i więcej pracowników w przeliczeniu na pełne etaty ma obowiązek tworzyć ZFŚS, a jeżeli nie spełnia tego warunku – może go utworzyć dobrowolnie na zasadach określonych w ustawie albo wypłacać świadczenie urlopowe.
Pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku, co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, tworzą Fundusz na wniosek zakładowej organizacji związkowej.
Oddzielną grupę stanowią pracodawcy prowadzący działalność w formach organizacyjno-prawnych jednostek sektora finansów publicznych, o których mowa w art. 8 i nast. ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, którzy tworzą ZFŚS, bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników. Na dodatek podmioty te nie mogą uwolnić się od obowiązku tworzenia ZFŚS.
W zakresie działalności socjalnej pracodawcy mogą występować wspólnie, tworząc jeden ZFŚS. Na mocy art. 9 ustawy mogą oni prowadzić wspólną działalność socjalną na warunkach określonych w zawartej między sobą umowie. Umowa ta powinna określać w szczególności przedmiot wspólnej działalności, zasady jej prowadzenia, sposób rozliczeń oraz tryb wypowiedzenia i rozwiązania umowy. Umowa może także określać warunki odstąpienia od jej stosowania oraz odpowiedzialność stron z tego tytułu.
Dla kogo środki na ZFŚS?
Osobami uprawnionymi do korzystania z ZFŚS są pracownicy i ich rodziny, emeryci i renciści – byli pracownicy i ich rodziny oraz inne osoby, którym pracodawca przyznał, w regulaminie korzystania z usług i świadczeń finansowanych z ZFŚS prawo korzystania ze świadczeń socjalnych finansowanych z funduszu (np. zleceniobiorcy).
Sam fakt, iż dana osoba jest zaliczona do osób uprawnionych do korzystania z ZFŚS, nie oznacza jeszcze, iż może się ona domagać określonych świadczeń. Świadczenia te mają bowiem charakter uznaniowy (pracodawca ma prawo, a nie obowiązek je przyznawać), a ich przyznanie zależy przede wszystkim od spełnienia warunków określonych w regulaminie korzystania z omawianych świadczeń, z których najważniejszym jest sytuacja materialna osoby uprawnionej. Przyznając lub nieokreślone świadczenie, pracodawca powinien brać pod uwagę nie tylko dochody uzyskiwane przez uprawnionego od niego, ale także dochody uzyskiwane poza danym zakładem pracy, a nawet dochody uzyskiwane przez członków rodziny, gdyż na sytuację materialną osoby uprawnionej ma wpływ sytuacja materialna osób, które wraz z nim prowadzą wspólne gospodarstwo domowe.
Aby ustalić rzeczywistą sytuację materialną uprawnionego, pracodawca może zażądać oświadczenia o sytuacji dochodowej pracownika i członków jego rodziny. W celu uniknięcia ewentualnych sporów możliwość taka powinna być sformułowana w wewnętrznym regulaminie.
Zgodnie z art. 8 ust. 1a ustawy, udostępnienie pracodawcy danych osobowych osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu, w celu przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z Funduszu i ustalenia ich wysokości, następuje w formie oświadczenia. Pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Potwierdzenie może odbywać się w szczególności na podstawie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu.
Skąd środki na ZFŚS?
Zgodnie z art. 5 ust. 1 ustawy. ZFŚS tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych. Należy przez to rozumieć równowartość dokonanych odpisów na rachunek bankowy ZFŚS w wysokości i na zasadach określonych w ustawie. Jego wysokość wynosi na jednego zatrudnionego – co do zasady – 37,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą. Wynagrodzenie to ogłasza Prezes Głównego Urzędu Statystycznego w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski” nie później niż do dnia 20 lutego każdego roku.
Warto podkreślić, że wysokość odprowadzanego odpisu nie ma wpływu na możliwość korzystania ze świadczeń finansowanych z ZFŚS – zasady te powinny być określone w regulaminie. Jeżeli regulamin ten nie stanowi inaczej, takie samo prawo do świadczeń ma emeryt-były pracownik (nie odprowadza się od niego odpisu) jak pracownik zatrudniony w szczególnie uciążliwych warunkach, od którego odpis wynosi aż 50% przeciętnego wynagrodzenia.
Wysokość odpisów natomiast ustala się według zmiennego stanu zatrudnienia występującego u pracodawcy w ciągu danego roku. Najpierw bowiem pracodawca ma obowiązek ustalić planowaną liczbę pracowników w danym roku, a na koniec tego roku podnieść ją lub obniżyć do faktycznej przeciętnej liczby osób zatrudnionych w zakładzie. Celem ustalenia przeciętnego wynagrodzenia w skali roku dodaje się przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i otrzymaną sumę dzieli przez 12.
Kto dysponuje funduszem?
Środki przekazane na ZFŚS pozostają nadal własnością pracodawcy, a odpisy i zwiększenia oraz kwoty wypłaconego świadczenia urlopowego obciążają jego koszty działalności. Równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń naliczonych na dany rok kalendarzowy pracodawca przekazuje na wyodrębniony rachunek bankowy ZFŚS.
Środkami ZFŚS administruje pracodawca. Jeżeli nie wykorzysta ich on w danym roku kalendarzowym – środki przechodzą na rok następny. Środki te gromadzone są na odrębnym rachunku bankowym i nie podlegają egzekucji, z wyjątkiem przypadków, gdy egzekucja jest prowadzona w związku z zobowiązaniami funduszu.
Mimo że środki ZFŚS należą od strony formalnej nadal do pracodawcy, nie może on nimi swobodnie dysponować – muszą być one przeznaczone na działalność socjalną, w rozumieniu ustawy. Nie oznacza to jednak, iż pracodawca uzyskuje pełną swobodę, jeżeli środki przeznaczy na działalność socjalną.
Przeznaczenie ZFŚS
Według zapisu zawartego w art. 1 ustawy określa ona zasady tworzenia przez pracodawców ZFŚS i zasady gospodarowania jego środkami, przeznaczonego na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z funduszu, na dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych oraz na tworzenie zakładowych żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli oraz innych form wychowania przedszkolnego. Warto zwrócić uwagę, iż ustawodawca posłużył się tu trzema różnymi pojęciami. Z jednej bowiem strony z ZFŚS mają być finansowane określone świadczenia w ramach działalności socjalnej na rzecz osób uprawnionych, a z drugiej w odniesieniu do zakładowych obiektów socjalnych środki funduszu mogą być przeznaczone jedynie na dofinansowanie tych obiektów, a w końcu na tworzenie zakładowych żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli oraz innych form wychowania przedszkolnego. Oznacza to, że obiekty socjalne nie powinny być w całości sfinansowane z ZFŚS – z wyjątkiem zakładowych żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli oraz innych form wychowania przedszkolnego, które w całości może finansować i tworzyć. Warto także dodać, iż pracodawca nie ma w ogóle obowiązku tworzenia obiektów socjalnych – może on prowadzić działalność socjalną w inny sposób.
Jakie są kryteria przyznawania świadczeń?
W świetle art. 8 ust. 1 ustawy przyznawanie świadczeń oraz wysokość dopłat z ZFŚS uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu (niepoprawne jest zatem przyznanie wszystkim pracownikom jednakowego dofinansowania wczasów albo finansowanie imprez dla wszystkich pracowników, chyba że wszyscy znajdowaliby się w jednakowej sytuacji rodzinno-życiowo-materialnej). Należy przy tym podkreślić, iż kryterium materialne (dochody pracownika), to tylko jedno z trzech kryteriów, a wszystkie one mają charakter równorzędny. Oznacza to, że świadczenia mogą być zróżnicowane nie tylko ze względu na dochody, ale także z uwagi na sytuację rodzinną (np. ilość dzieci) lub życiową (np. choroba).
Ideałem byłoby indywidualne traktowanie każdego z pracowników, ale zazwyczaj jest to niemożliwe. Ze względu na to pracodawcy dzielą swoich pracowników na grupy – pracownicy znajdujący się w danej grupie mają jednakowe świadczenia, a w różnych grupach – różne świadczenia. Co ciekawe, mimo że ustawodawca nie wyróżnił żadnego z kryteriów – zazwyczaj świadczenia różnicuje się pod względem materialnym. Takie podejście powoduje, iż przy niektórych świadczeniach można dać pierwszeństwo innemu kryterium, np. przyznać paczki na dziecko, bez różnicowania ich wysokości.
W przepisach brak jest również zasad różnicowania świadczeń na podstawie kryteriów socjalnych. W efekcie zdarza się, że pracodawca różnicuje je w sposób nieistotny poprzez wprowadzenie bardzo szerokich przedziałów lub małych różnic między świadczeniami. Wprowadzenie różnicowania świadczeń jest istotne, chociażby od strony ZUS — w przypadku stwierdzenia wypłat po równo przedstawiciele tej instytucji zazwyczaj domagają się zapłaty tych składek.
Alternatywą dla różnicowania wartościowego jest różnicowanie ilościowe lub rodzajowe.
Różnicowanie ilościowe polega na zwiększaniu ilości świadczeń dla pracowników znajdujących się w gorszej sytuacji (np. najbogatsi mają prawo do 2 biletów do teatru w roku, a najbiedniejsi – np. do 10)
Różnicowanie rodzajowe polega natomiast na przyznawaniu większej ilości różnych świadczeń pracownikom znajdującym się w gorszej sytuacji. Przykładowo:
- pracownicy znajdujący się w najlepszej sytuacji mają prawo do 4 biletów w roku,
- pracownicy w gorszej mają dodatkowo prawo do korzystania z basenu,
- pracownicy w jeszcze gorszej sytuacji mają prawo otrzymać dofinansowanie wczasów,
- pracownicy w jeszcze gorszej sytuacji mogą otrzymać zapomogi.
Dzięki tej metodzie można wprowadzić jakieś świadczenie dla wszystkich (np. impreza sportowa), a zróżnicować dostępność innych świadczeń.
W zakresie zarządu środkami funduszu pracodawca musi stale współpracować z organizacjami związkowymi. „Dysponowanie przez pracodawcę środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, bez uzgodnienia z zakładowymi organizacjami związkowymi, uprawnia te organizacje do żądania przekazania przez pracodawcę na rzecz funduszu rozdysponowanych kwot” (wyrok SN z dnia 19 listopada 1997 r.).
Regulamin ZFŚS i związki zawodowe
Zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu oraz zasady przeznaczania jego środków na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej powinny zostać określone przez pracodawcę w regulaminie. Regulamin ten pracodawca ma obowiązek uzgodnić z zakładowymi organizacjami związkowymi (jeżeli w zakładzie pracy nie działa żadna organizacja związkowa, pracodawca uzgadnia regulamin z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów).
Zgodnie z ustawą z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych ustalanie zasad wykorzystania zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, w tym podział środków z tego funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności, ustala pracodawca w regulaminie uzgodnionym z zakładową organizacją związkową. W uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową następuje także przyznawanie pracownikom świadczeń z funduszu. Jeżeli w danym zakładzie pracy działa więcej niż jedna organizacja związkowa, regulamin powinien być uzgodniony ze wszystkimi organizacjami, gdyż każda z nich broni praw i reprezentuje interesy swych członków – organizacje związkowe mogą jednakże tworzyć wspólną reprezentację związkową, z którą pracodawca może uzgodnić regulamin. W sprawach wymagających zawarcia porozumienia lub uzgodnienia stanowiska z organizacjami związkowymi, a do takich należy regulamin ZFŚS, organizacje te przedstawiają wspólnie uzgodnione stanowisko. Sposób ustalania i przedstawiania tego stanowiska przez każdorazowo wyłanianą do tych spraw wspólną reprezentację związkową określa porozumienie zawarte przez organizacje związkowe. Jeżeli w sprawie ustalenia regulaminu organizacje związkowe nie przedstawią wspólnie uzgodnionego stanowiska w terminie 30 dni, decyzje w tych sprawach podejmuje pracodawca, po rozpatrzeniu odrębnych stanowisk organizacji związkowych. Warto także przypomnieć, iż związkom zawodowym przysługuje prawo wystąpienia do sądu pracy z roszczeniem o zwrot funduszowi środków wydatkowanych niezgodnie z przepisami ustawy lub o przekazanie należnych środków na ZFŚS.
Układ zbiorowy a ZFŚS
Przedstawione wyżej zasady mogą zostać wyłączone lub zmienione w drodze dialogu społecznego. Zgodnie bowiem z art. 4 ustawy u pracodawców:
- zatrudniających według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty,
- zatrudniających według stanu na dzień 1 stycznia danego roku, co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, tworzących Fundusz na wniosek zakładowej organizacji związkowej
układ zbiorowy pracy może dowolnie kształtować wysokość odpisu na Fundusz; może również postanawiać, że Fundusz nie będzie tworzony.
U pracodawców, których pracownicy nie są objęci układem zbiorowym pracy, postanowienia w ww. sprawach może zawierać regulamin wynagradzania. Jeżeli u tych pracodawców nie działa zakładowa organizacja związkowa, postanowienia regulaminu wynagradzania w sprawie wysokości odpisu na Fundusz lub nietworzenia Funduszu wymagają uzgodnienia z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.
Powyższe powoduje w praktyce, iż pracodawcy – poza jednostkami sektora publicznego – mogą uwolnić się od obowiązku tworzenia ZFŚS. Konieczne jest w tym celu zawarcie stosownego zapisu w układzie zbiorowym lub, jeżeli w zakładzie nie działają organizacje związkowe, w regulaminie wynagradzania. Ze względu jednak na formę zawierania układów zbiorowych – w drodze porozumienia – ustawodawca zezwolił na powyższe odstępstwo.
Związki zawodowe mają prawo do współdecydowania o sposobie wykorzystania ZFŚS. Zgodnie z ustawą, zasady przyznawania i wysokości świadczeń z ZFŚS ustala się w regulaminie funduszu, który jest opracowywany przez pracodawcę po uzgodnieniu z reprezentatywnymi organizacjami związkowymi działającymi u pracodawcy. Jeśli takich organizacji nie ma lub nie doszło do uzgodnienia, regulamin funduszu jest ustalany przez radę pracowników lub przez ogólne zebranie pracowników.
Związki zawodowe mogą więc wpływać na to, jakie świadczenia są oferowane pracownikom z ZFŚS i jak są one rozdzielane. Mogą też kontrolować prawidłowość gospodarowania funduszem i zgłaszać ewentualne nieprawidłowości lub nadużycia. Związki zawodowe mogą też występować do pracodawcy o podwyższenie składki na ZFŚS lub o zmianę regulaminu funduszu.
Związki zawodowe a ZFŚS to więc temat, który dotyczy każdego pracownika. Warto więc być świadomym swoich praw i możliwości w tym zakresie i korzystać z nich w razie potrzeby. Związek zawodowy to nie tylko narzędzie do walki o lepsze warunki pracy, ale też partner do dialogu i współpracy z pracodawcą na rzecz poprawy jakości życia pracowników.